身為主管，如何進行 1 on 1 會議？

1 on 1 是主管與成員之間的重要對話機會，能夠幫助建立信任、診斷問題，並促進團隊的長期成長與成功。

以下是個人對 1 on 1 提出的四個階段，在不同階段的 1 on 1 會議中，著重的重點也不同，可以視情況做調整。

第一階段：建立信任與了解現況

重點：建立關係，了解團隊和現有問題。

1. 自我介紹與角色定位
   • 分享你的背景與管理風格，讓成員了解你的核心價值觀與合作方式。
   • 明確你希望與團隊達成的目標，例如提高效率或建立凝聚力。
2. 瞭解成員的需求與挑戰
   • 詢問他們對新主管的期待，例如：「你希望我優先解決哪些問題？」
   • 確認有無當前需解決的急迫問題，例如：「目前工作上有沒有遇到重大瓶頸？」
3. 探討工作現況
   • 了解成員的主要責任與壓力來源，例如：「哪個專案是你目前花費最多時間的？」
   • 確認流程或合作上的瓶頸，例如：「有沒有哪部分的工作流程需要優化？」
4. 建立持續溝通模式
   • 確定 1 on 1 的頻率與風格，營造穩定的對話習慣。

第二階段：診斷問題與提供支持

重點：識別瓶頸，解決問題，提供支持。

1. 深入了解挑戰
   • 詢問具體挑戰，例如：「是否有資源不足影響進度？」或「團隊協作有哪些需要改進的地方？」
2. 建立信任與支持
   • 表達協助的意圖，例如：「我們可以從小地方開始，一起解決這個挑戰。」
   • 使用正向語言，減少壓力並增強信心，例如：「你的解決方案很有創意，對整個專案推進很有幫助。」
3. 鼓勵正向反饋
   • 問他們對目前運作中「做得好的地方」的看法，例如：「最近哪個專案讓你最有成就感？」

第三階段：提升績效與優化流程

重點：協助成長，提升效率，優化運作。

1. 提供建設性反饋
   • 基於觀察給出具體意見，例如：「你的報告很清晰，但可以更簡化圖表來提升易讀性。」
2. 對接目標與職涯規劃
   • 與成員討論職涯目標，例如：「你希望未來三年在哪些方面可以有所成長？」
   • 將個人目標與團隊目標結合，例如：「我們可以安排機會讓你參與更多專案規劃，累積經驗。」
3. 優化流程與資源配置
   • 設定改進里程碑，例如：「第一階段先解決主要瓶頸，接著完善流程。」
   • 徵求成員的建議，例如：「你認為目前的改進計畫還有哪些可以調整的地方？」

第四階段：鞏固文化與促進長期合作

重點：強化團隊凝聚力，確保長期成效。

1. 維護信任與支持
   • 定期跟進進展與需求，保持開放的溝通。
2. 強化團隊文化
   • 鼓勵分享成功經驗，例如舉辦團隊內部分享會，交流最佳實踐。
3. 促進長期成長
   • 定期檢討目標，例如：「在過去季度中，我們有哪些成功的經驗可以複製嗎？」
   • 探索新機會，例如：「有沒有什麼技能是你希望發展的？我們可以一起來想看看有什麼方式來實現。」

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1 on 1 的四個階段循序漸進，希望能夠幫助主管更有效率地進行這項重要的工作，並在 1 on 1 中達成增進溝通效率、提升團隊凝聚力，以及協助成員達成個人與團隊目標的具體成果。